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Este texto traz a importância de uma boa conexão Wi-Fi em feiras e eventos.

Sem dúvidas, esse segmento foi o mais afetado ao longo da pandemia do coronavírus.

Os desafios da retomada são grandes, mas o setor nunca esteve tão apto a inovar e oferecer verdadeiras experiências ao público.

De um modo geral, os eventos são grandes instrumentos estratégicos para promover produtos e serviços, mas também para a manutenção dos relacionamentos com stakeholders.

Um item indispensável para o sucesso do seu evento, seja ele uma feira, congresso ou exposição, é a presença de uma boa conexão Wi-Fi.

Neste texto, mostraremos como se favorecer da rede Wi-Fi do seu evento para captar leads qualificados e informações relevantes sobre o público presente nele.

Falaremos, também, das estratégias mais eficazes para fidelizar os contatos gerados no pós-evento.

Ao final da leitura, você entenderá porque uma conexão Wi-Fi profissional em feiras e eventos gera demandas de negócios e vendas.

As etapas para um evento de sucesso acontecer

Existem diversos tipos de eventos e cada um desses é direcionado para um público específico e também para que objetivos diferentes possam ser alcançados.

Apesar da singularidade de cada acontecimento, algumas etapas são comuns a todos eles e são elas que irão definir o sucesso ou fracasso da celebração.

Autores especializados em planejamento e execução de eventos separam-os em três grandes etapas: pré-evento, evento e pós-evento, também conhecidas como a tríade do sucesso.

Pré evento

Na primeira etapa, ou seja, no pré-evento é onde nasce o planejamento da ação.

Parte indissociável de qualquer evento, o planejamento comporta desde a concepção da ideia até quais serão os sistemas de controle e avaliação utilizados para medir a efetividade do trabalho.

Nessa fase, define-se, de modo detalhado e sistemático, os procedimentos estratégicos, táticos e operacionais que deverão ser seguidos do início ao fim.

É nesse momento que as perguntas abaixo devem ser respondidas:

  • Qual o objetivo que deve ser alcançado com a produção deste evento?
  • Qual tipo de evento se encaixa melhor para isso: uma feira, uma exposição ou um congresso?
  • Quais serão os temas centrais e secundários que irão nortear as ações?
  • Quem é o público-alvo da iniciativa e para quantas pessoas ela será produzida?
  • Em que dia(s) e local o evento irá acontecer? É necessário solicitar autorização junto a algum Órgão para isso?
  • Quem serão os participantes ou palestrantes convidados, caso tenha?
  • Será preciso contratar e capacitar equipes para atender ao público?
  • Você irá precisar de financiamentos junto à iniciativa privada ou por meio de leis de incentivo?
  • Quais serão as estratégias de comunicação e marketing, on e off, a serem executadas para a divulgação do evento?
  • Qual será o maior diferencial do seu evento e que experiência espera-se que os participantes tenham vivido ao sair dele?

Esses são apenas alguns dos questionamentos que precisam ser pensados, respondidos e colocados em prática para podermos ir para a segunda etapa com segurança.

Evento

Agora, todas as estratégias e táticas planejadas no pré-evento são executadas durante o acontecimento.

Para que tudo ocorra como o idealizado é prudente não contar apenas com a sorte ou com a memória.

No e-book Eventos, como fazer acontecer?, escrito por Eugenia Mariano da Rocha Barichello, Fabio Frá Fernandes e Roberta Hoffman, os checklist são apontados como os instrumentos de trabalho mais eficazes nesse caso:

Os instrumentos de trabalho mais eficazes nesta fase são os checklists e mapas de produção, já que são documentos norteadores para todas as providências, tarefas e materiais necessários para que o evento aconteça com toda a excelência possível.

Os autores citam, ainda, as principais providências que devem ser tomadas durante o evento, como controlar os serviços oferecidos, atender aos participantes e gerenciar as mídias sociais, produzindo e compartilhando conteúdo em tempo real.

Pós-evento

Passada a correria de pensar e fazer o evento acontecer, é hora de colocar tudo na ponta do lápis e avaliar.

É importante que a avaliação dos eventos aconteça sobre duas perspectivas: a da equipe organizadora e a dos participantes, esses últimos os mais importantes.

O feedback, as críticas e as sugestões coletadas nesta fase servirão como experiência para as próximas edições a serem planejadas.O método mais eficaz para se realizar a mensuração dos resultados obtidos com o evento é através das Pesquisas de Satisfação.

As pesquisas de satisfação são necessárias e aplicáveis a qualquer negócio.

Uma das principais vantagens deste recurso é que, através dele, é possível validar estratégias, saber onde podemos melhorar e captar novas ideias.

O vídeo abaixo ensina como fazer uma excelente pesquisa de satisfação através da solução Easy Auth.

Mas você já se perguntou para quem e por onde essas pesquisas serão enviadas?

O fato é que gestores e organizadores de eventos precisam pensar em métodos e tecnologias eficazes para a captação do contato dos participantes e, posterior, fidelização dos mesmos.

O próximo tópico traz a solução para esse problema.

Rede Wi-Fi: o item essencial que não pode faltar na sua feira ou evento

O Wi-Fi é um dos maiores fatores que afeta o sucesso do seu evento.

Primeiro, porque não existe mais a possibilidade de um evento ser feito sem uma conexão de internet de qualidade.

E, segundo, porque esse é um dos critérios que está mais sugestivo a avaliação dos participantes porque impacta diretamente na experiência deles com o acontecimento.

É função da organização do evento prover toda a infraestrutura técnica e estratégica a fim de proporcionar uma rede Wi-Fi segura e confiável para todos se manterem conectados.

Dessa forma, são agregados valores positivos ao evento, além de ser promovido o conforto tecnológico que todos buscam.

Vamos ver, então, o que é necessário para garantir a melhor experiência em termos de conexão Wi-Fi no seu evento.

Do ponto de vista técnico: como oferecer uma boa conexão Wi-Fi no seu evento?

Em primeiro lugar, você precisa ter uma dimensão de quantas pessoas espera receber no seu evento e também aonde ele irá acontecer.

Essas questões já devem ter sido analisadas e respondidas na fase do pré-evento, onde tudo é planejado.

Saber isso permite que você encontre roteadores Wi-Fi de alto desempenho mais adequados para a experiência que deseja promover.

Além disso, esses aparelhos precisam ser aptos para comportar diferentes tipos de dispositivos (smartphones, computadores, tablets) conectados simultaneamente, sem que nenhuma navegação seja prejudicada.

O ideal é que os equipamentos escolhidos sejam do tipo Outdoor, indicados para ambientes externos e que possuem maior cobertura.

No caso das feiras e dos eventos, é preciso verificar ainda a posição dos pontos de acesso, responsáveis por receber e distribuir o sinal da rede para diversos receptores, ampliando a cobertura da conexão.

O local escolhido para o evento acontecer também precisa ser apropriado para receber uma infraestrutura de rede de alta capacidade.

O provedor de internet contratado para prestar serviços para o seu evento deve lhe auxiliar nessas e em outras questões mais específicas.

É importante também que o seu evento tenha um time de suporte qualificado focado na análise contínua da performance da rede, para que qualquer problema possa ser resolvido o mais rápido possível sem prejudicar o desempenho do seu evento.

Do ponto de vista estratégico: como tornar o Wi-Fi o maior diferencial do seu evento?

A rede Wi-Fi do seu evento tem como principal atribuição ser uma ferramenta de marketing, captação de leads e relacionamento com os participantes.

Ela também auxilia na promoção do acontecimento, na comunicação em tempo real dos visitantes e cria oportunidades futuras de negócios.

Por questões relacionadas à segurança dos dados e da rede, é necessário que os usuários façam um breve cadastro em troca da estabilidade da navegação.

Essa estabilidade, somada com a diminuição dos riscos dos participantes terem sua privacidade invadida por se conectarem em uma rede Wi-Fi pública, garante uma experiência de ponta para todos.

Com isso, os organizadores passam a ter um valioso banco de informações sobre o público do evento, muito útil para mantê-los engajados e fidelizados com as próximas edições.

Os benefícios de possuir uma base de dados como essa não param por aí.

É possível, ainda:

  • Enviar promoções e ofertas personalizadas;
  • Encaminhar conteúdos e materiais baseados em datas comemorativas e de acordo com o seu cronograma de produção;
  • Levá-los a acompanhar e seguir os demais canais de comunicação do evento e da empresa organizadora;
  • Enviar vouchers e cupons de descontos exclusivos para esses que já participaram de alguma edição;
  • Fidelizá-los através do E-mail Marketing ou convidá-los para novas ações pontuais por SMS.

As possibilidades de encantar os participantes do seu evento, mesmo depois do término, são infinitas e todas elas usam o Wi-Fi como fator principal.

Não use mais o Wi-Fi do seu evento apenas para conectar, mas sim para encantar, fidelizar e engajar seus participantes.

Venha conversar com quem mais entende do assunto.

Fale com a Easy Auth e transforme a rede Wi-Fi do seu evento em um artefato tecnológico e estratégico.

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